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ビジネスシーンで日程を調整する際に、失敗しないためにはどのようなことに気を付けるべきかポイントを紹介します。
メールでの日程調整のポイントをご紹介しますが、忙しいビジネスシーンではメールよりも人的ミスが減る日程調整ツールの導入がおすすめです。
業務効率化にもつながるので、気になる方はご自身の職種にあった日程調整ツールを探してみてください。
メールを送信する際、すぐ開封してもらえるように「【日程調整のお願い】XX確認の件、〇〇株式会社」などと件名に要件の要約をわかりやすく入れましょう。
候補日程の提案は3～5候補ほど入れると、都合が合う確率が高くなり、スムーズですし、お客様を大事にしていることが伝えられます。
社内でも社外であっても程調整をする相手の事情をよく把握しておくことが大切です。他部署の定例会議の日程や時間はもちろん、「いつなら時間がとれそうか」ということが分かっていれば、円滑な調整が可能ですし、印象もよいですね。
日程調整ツールであれば、日程の抽出も自動ですし、提案の定型文もコピーするだけだったり、重複予約にならないようにリアルタイムで予定が立てられますのでおすすめです。
3社間でする日程調整は、かなり複雑です。都合の合う日程の割り出しに時間がかかることも多く、せっかく決まってもその間に他の予定が入ってしまっていたということも珍しくありません。
日程調整ツールを利用すれば、候補の日程の抽出も自動ですし、提案する文もメールにコピーするだけ。ダブルブッキングしないよう、リアルタイムで予定を立てられます。
ビジネスでの利用なら、一定期間は無料でサービスを提供しているものもあるので、ぜひ自社にあった日程調整ツールを探してみましょう。
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