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日程調整に間違いがあったときには、すぐに謝罪・訂正メールを送り、トラブルを減らしましょう。お詫び連絡のコツとともに、ヒューマンエラーを防ぐ「日程調整ツール」についてもご紹介します。
正しい内容を相手に確実に伝えるため、素早く対応し、ミスによるトラブルを減らしましょう。間違った内容をもとにタスクやスケジュールが進行すると、修正するのも難しくなっていきます。
訂正メールは、具体的に「訪問日時誤記のお詫びと訂正」といった件名にしましょう。他のメールに埋もれてしまうこともありますので、まず電話で謝罪してからメールで送る方法もあります。
謝罪も重要ですが、同時に正しい情報や正しい内容を相手に伝えることも大切です。訂正メールにも誤字脱字や間違いがあっては信用を無くしかねないので、くれぐれも注意しましょう。
「ご都合の良い日程をご連絡ください」などとお任せすると気分を害されたり、いい加減な印象を与えかねませんので、日程をいくつか提案し、先方に選んでもらうのがマナーです。
日程調整は煩雑な作業が多く、手動ですると間違える可能性が高くなります。ミスをなくすためには、日程調整ツールを導入することがおすすめです。候補日の抽出も自動でできたり、ご案内文と候補日をコピーするだけで済んだり、リアルタイムで最新の候補日のURLが生成できたり、手間も時間もかからず、ミスも起きません。
当サイトでは、2021年注目の日程調整ツール20種をご紹介しています。自社にあった日程調整ツールを探している方は、実装されている機能に注目しながら選んでみてはいかがでしょうか。
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