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日程調整ツールなら、日時だけではなく時間指定も楽なことご存じでしたか？では、どのようなシーンで日程調整ツールが活躍するのか。ビジネスシーンでよくみられる「あるある」な場面とともに、日程調整ツールの利便性についてご紹介しましょう。
日程調整をする際に、候補日時を複数に絞って提示し、相手の都合で選んでもらうかと思いますが、調整する人数が増えれば増えるほど日時はなかなか決まらないものです。チーム内であれば、ある程度都合のいい時間が把握できますが、例えば部署を超えた調整の場合は更に調整が難しい。
そんな時、日程調整ツールならURLを共有するだけで日程調整が完了。カレンダーの空き時間を自動で抽出し提示するため、勝手に参加者の日時を調整できます。
試行錯誤してようやく全員の都合の良い日程が確定したと安心していたら、実はダブルブッキングしていた、なんてこともありますよね。その場合はまた候補日程や時間指定をする作業からやり直さなければならず、手間も時間も2倍かかり、大変な負担になります。
日程調整ツールによっては、リアルタイムで空き日程を調整・提示することが可能なため、ダブルブッキングを防止します。何度も相手と連絡を往復する必要がないので、日程調整ではない本来の仕事に集中できるのはありがたいですね。
手間と時間をかけてやっと決まった予定も、急に都合が悪くなり変更を余儀なくさせられることがあります。するとまた候補日程を探すところからやり直さなければならず、多くの負担がかかってしまいますよね。
日程調整ツールなら、リスケ後の再調整もスムーズ。ツールによって、日程調整とともに連絡を送ることができるため、わざわざメールや電話で別途連絡を取る必要がありません。
特に複数人の会議の場合、時間指定をしても全員が空いている日にちを見つけることが大変で、なかなか日時が決まらないことがあります。また決まったと思ったらダブルブッキングになっていたりすると、また時間指定からやり直さなければなりません。
こうしたビジネスシーンの些細なストレスを解決してくれるのが、日程調整ツールです。ツールによって実装している機能が異なるため、詳細を確認しながら適したツールを選びましょう。
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